VILVOORDE – Nu het aantal coronabesmettingen opnieuw stijgt en de voorzorgsmaatregelen zullen verstrengen, is het belangrijk om aandacht te besteden aan social distancing. Ook op de werkvloer. Veel bedrijven moeten het aantal personen dat in de gebouwen aanwezig kan zijn, beperken. Met zijn nieuwe applicatie ‘Save your seat’ speelt ICT-, software-en HR-consultant Orbid, onderdeel van Ricoh Belgium uit Vilvoorde, in op een van de grootste uitdagingen: een efficiënte, duidelijke en snelle planning ontwikkelen zonder dat er iemand in verloren loopt.
Excel-spreadsheets, tabellen die elke week worden aangepast aan de behoeften van de teams, wisselende aanwezigheden, … Het kost allemaal tijd en moeite, en u kunt in die schema’s snel verloren lopen. Eric Gryson, CEO van Ricoh België en Luxemburg: “Nu er veel werknemers op verlof zijn, lijkt dit niet zo’n groot probleem. Maar eenmaal de zomervakantie voorbij is en alle collega’s terug beschikbaar zijn, wordt dit een huzarenstuk om iedereen een plaats te geven rekening houdend met de geldende maatregelen. En dit in tabellen bij te houden. Stelt u zich eens voor dat sommige van uw medewerkers op kantoor aankomen om te constateren dat er geen plaats meer is en dat ze zich moeten omdraaien en naar huis moeten gaan.”
Puzzel
Om te voldoen aan de maatregelen en om iedereen zich veilig te laten voelen, heeft menig manager zich de voorbije weken suf gepiekerd over een optimale planning zodat er altijd een afstand van 1,5 meter tussen de medewerkers was. Voor degenen met een eigen kantoor was dit eenvoudig. De echte bottleneck zit in de landschapskantoren waar soms 10, 20 of 50 collega’s eenzelfde open ruimte delen. Specifiek voor deze groep mensen heeft Orbid een oplossing ontwikkeld om het gebruik van de bedrijfsruimte te optimaliseren. Met de applicatie ‘Save your seat’ is het mogelijk om het bedrijf open te stellen met respect voor de social distancing-regels. En dus de veiligheid van de werknemers te garanderen.
Digitale kantoorkaart
Orbid digitaliseert alle ruimtes in uw bedrijf dankzij een plan dat u ter beschikking stelt. Op het digitale plan bepaalt Orbid vervolgens welke plaatsen beschikbaar zijn voor reservatie en welke niet. Hiermee krijgt u een digitale kaart van de kantoren met de maximale bezettingsgraad, rekening houdend met sociale afstandsmaatregelen. Dit plan is de basis voor de op maat gemaakte online boekingstool. Dankzij een persoonlijke login kunnen de medewerkers hun plaats reserveren voor de dagen dat ze naar het kantoor willen komen. Dat kan zowel via een mobiele app of via de webapplicatie op een computer. Wanneer de capaciteit zijn toegelaten limiet bereikt, kan de werknemer geen plaats meer reserveren. Alles verloopt automatisch waardoor de planning veel efficiënter verloopt.
Orbid werd dit voorjaar overgenomen door Ricoh België.
