Factureer jij al digitaal? Goed bezig! Veel ondernemers moeten er namelijk nog werk van maken, ondanks de naderende deadline. Nochtans kan je uit die verplichting ook zelf veel winst halen.
Facturen aan overheidsinstellingen moeten sinds dit voorjaar al digitaal, vanaf 2026 komt die verplichting er voor álle facturen in een b2b-context. Met andere woorden: tussen bedrijven onderling. Een e-factuur is een bestand met code dat via een beveiligd netwerk – meestal Peppol – wordt verstuurd. De code wordt automatisch gelezen en verwerkt. Facturen in Word of Excel die je als pdf doormailt naar je klant, mogen dan wel papierloos zijn, het zijn geen digitale facturen. Nog anderhalf jaar te gaan tot de deadline.
Toch merken we dat veel ondernemers nog absoluut niet klaar zijn voor e-invoicing. Zeker in kleinere bedrijven blijkt er veel koudwatervrees. Dat is begrijpelijk, want facturatie raakt aan het hart van je bedrijfsvoering. Naast een andere werkwijze komen er bij digitalisering ook wel wat kosten kijken.
Minder fouten
Maar er is ook goed nieuws: aan de Europese verplichting hangen heel wat voordelen vast, zeker voor kleine ondernemingen. Zo zorgt e-facturatie voor een verregaande automatisering van je financiële administratie. Dat betekent minder fouten, snellere betalingen en een vlotter debiteurenbeheer. Kortom: efficiëntiewinst en professionalisering.
Daar stopt het niet bij. In het gecodeerde bestand kan je heel wat extra gegevens stoppen die voor je bedrijfsvoering belangrijk zijn. Denk maar aan artikelcodes, prijzen, projectnummers of afdelingscodes. Die info zet je vervolgens in om je voorraadbeheer, projectflows en tal van andere bedrijfsprocessen op de voet te volgen en bij te sturen waar nodig. Zo wordt e-invoicing de draaischijf van strategische planning en controle. Je strategie continu aanscherpen en je plannen bijsturen is immers broodnodig in een wereld die zo snel verandert. Of zoals Cegeka-CEO Stijn Bijnens het treffend verwoordde in ons trendrapport ‘Het jaar van de focus’: “Je bedrijf uitbouwen is elke dag opnieuw kleine stapjes zetten.”
