Klassieke Office-programma’s zoals Word, Excel en PowerPoint kent iedereen. Maar Office 365 heeft nog veel meer in huis voor bedrijven. “Slim omgaan met de verschillende online tools kan indrukwekkende resultaten opleveren”, weet Technology Consultant Melissa Declercq van Savaco.
Repetitieve taken of processen automatiseren via Microsoft Flow, documenten op een centrale plek beheren en delen via SharePoint of slim rapporteren via Power BI. Combineer deze tools in een goede basisstructuur en pluk er, net zoals BMW Monserez en Oiltanking, de vruchten van. Beiden deden een beroep op Savaco voor de uitwerking en ondersteuning.
Stap voor stap
BMW Monserez ging aan de slag met Office 365 om de interne communicatie en efficiëntie binnen haar drie vestigingen te optimaliseren. De diversiteit van alle tools vroeg echter om een goede basisstructuur.
“Via Microsoft SharePoint Online en Microsoft PowerApps creëerden we een centrale hub voor het veilig delen van bestanden en informatie enerzijds en voor het digitaal aanvragen van vakantiedagen anderzijds. Met PowerApps werd ook een app ontwikkeld voor de invoer van nieuwe wagens en Flow automatiseert nu enkele stappen in het proces. SharePoint houdt de stockwagenlijst dan weer up-to-date en geeft alle verkopers op ieder moment toegang.”
Veiligheid
Ook Oiltanking klopte aan bij Savaco. De wereldspeler in opslag van olie, gas, bulk en chemicaliën integreerde Power BI in haar Gentse vestiging. De combinatie van de eigen proceskennis en de technologische kennis van Savaco leverde vlot een geslaagd resultaat op.
“Veiligheid van personeel en omgeving is alles voor Oiltanking. Power BI vormde voor hen dan ook de ideale tool. We stelden twee rapporten op waarmee ze in één oogopslag een helder visueel overzicht en meer inzicht krijgen in de incidenten en risico’s op hun site. Dat laat hen toe om makkelijker en sneller gerichte acties te ondernemen rond preventie.”
Slimme aanpak
Wees wel waakzaam voor aandachtspunten. Het is belangrijk om medewerkers te betrekken bij het opzetten en uitrollen van een tool. Zo ontdekken zij zelf de meerwaarde ervan en hebben ze de werking meteen onder de knie. Rol de tools ook stap per stap uit. Het is beter om verschillende kleine sprintjes te trekken die onmiddellijk impact hebben dan een slopende marathon te lopen met pas op het eind een resultaat.
“En onderschat de rol van een expert niet. Met Savaco achterhalen we de belangrijkste processen, zoeken we pijnpunten en peilen we naar de toekomstvisie van bedrijven om na te gaan welke oplossingen werkelijk toegevoegde waarde creëren. Dit zetten we dan om in een concreet actieplan dat stap per stap kan worden uitgevoerd. Op deze manier worden snel concrete resultaten geboekt.”
