GENT – De Gentse start-up Paperbox introduceert een nieuw document intelligence platform dat bedrijven ondersteunt in het structureren van de chaos van documenten die ze dagelijks dienen te verwerken. Op basis van de inhoud slaagt de oplossing erin om documenten van elkaar te onderscheiden en te sorteren. Daarnaast maakt de oplossing het ook mogelijk om data-elementen zoals btw-nummer, productomschrijving en clausules op een automatische manier te extraheren. De oplossing draagt bij tot significante tijd- en kostenefficiënties en sluit ook bijzonder goed aan bij de huidige tijdsgeest waarbij menselijk contact zo veel mogelijk wordt gemeden.
“Veel bedrijven in verschillende branches zoals de logistieke en bankensector hebben te kampen met een wildgroei aan documenten die enorm veel tijd en budgetten opslorpt”, vertelt Maarten Callaert, ex-ML6 en Product Lead bij Paperbox. “Jaarlijks stapelen duizenden tot miljoenen documenten zoals facturen, schadeclaims, contracten en pv’s zich op, vaak ook in verschillende talen. Veel medewerkers zien zo het bos door de bomen niet meer en gebeurtenissen zoals de brexit of COVID-19 hebben hierop allesbehalve een positieve impact.”
Daarom heeft de Gentse start-up Paperbox, spin-off van Skyhaus, het moederbedrijf van AI-specialist ML6, een enterprise document intelligence platform ontwikkeld dat alle bedrijfsdocumenten samenbrengt in één document data warehouse. Zo wil de start-up bedrijven, voornamelijk in de logistieke sector en financiële wereld, helpen om hun ongestructureerde documenten om te zetten in concrete inzichten.
Klasseren en extraheren
Het Software as a Service-platform bestaat uit drie modules. De ‘Classify’-module neemt alle documenten van klanten, partners en leveranciers automatisch via een API in bulk op in het Paperbox-platform. Daarna gaat het platform ze klasseren per type (facturen, schadeclaims, afleverbonnen …) in verschillende mappen of ‘boxes’. De gebruiker hoeft dus niet te zoeken in verschillende mappen, kasten, op servers of harde schrijven maar heeft via een gebruiksvriendelijk online dashboard toegang tot één bron van alle bedrijfsdocumenten.
De ‘Extract’-module haalt met behulp van natural language processing de verschillende entiteiten uit de documenten, zoals het btw-nummer, de datum, afzender en productomschrijving, maar ook meer complexe velden zoals clausules en paragrafen uit contracten en algemene voorwaarden. Ongeacht de aard van het brondocument.
Zelflerend algoritme
“De onderliggende algoritmes zijn zelflerend”, vertelt Tech Lead Stijn Decubber. “Elke detectie gebeurt met een bepaalde zekerheid. Wanneer die onder een drempel valt, kan de gebruiker tussenkomen om te bevestigen of corrigeren. Op die manier worden de algoritmes getraind en kan de gebruiker het platform afstellen op zijn of haar specifieke noden. Paperbox is daarom ook ideaal voor nichesectoren zoals ziekenfondsen of mutualiteiten, waar veel specifieke data verwerkt moeten worden.”
Waardevolle inzichten
Stijn Decubber. “We zijn ook fier op onze integratie-module met Microsoft SharePoint. Zo kan de gebruiker bijvoorbeeld eenvoudig alle facturen oproepen met een bedrag lager dan 50 euro, maar ook nagaan of een bepaalde clausule ontbreekt in een contract of verschillende contracten compliant zijn.”
“Het platform laat nieuwe toepassingen toe die eerder onmogelijk waren door de omvang van de volumes”, vertelt Maarten Callaert. “De oplossing gaat verder dan de automatisering van manueel klasseerwerk. Functionaliteiten zoals het doorzoekbaar maken van documenten op meer dan louter de titel of het analyseren van contracten op zwakheden, leiden tot waardevolle inzichten.”
Meerwaarde voor tal van bedrijven
Nicolas Deruytter, managing director bij ML6 en oprichter van Skyhaus, is alvast opgetogen over de lancering van Paperbox. “Er zit bijzonder veel talent onder de vleugels van Skyhaus en ML6. Wanneer onze mensen een beloftevol idee of project op tafel leggen, zijn we steeds bereid om dit vanuit Skyhaus te ondersteunen. Ik ben ervan overtuigd dat Paperbox en de kracht en nauwkeurigheid achter de oplossing uniek zijn op de markt en een meerwaarde zijn voor tal van bedrijven in de logistieke en bankensector.”
