Wie denkt aan de Tour De France, de Olympische Spelen of het EK, durft wel eens vergeten wat voor gigantische videoproducties achter deze sportevenementen schuil gaan. Vincent Theeten, Founder & CEO van CHEQROOM, legt uit: “Als we met vrienden samenkomen om naar het EK te kijken, zien we enkel wat er uitgezonden wordt – de match zelf dus. Om die beelden te maken, moet er echter heel wat materiaal ter plaatse geraken. Dat gaat over honderden camera’s, tripods, kabels,… Die moeten allemaal op de juiste locatie klaarliggen en door de juiste mensen gebruikt worden. Dat is al een uitdaging bij een gewone studio-opname, laat staan bij een productie als het EK waarbij de filmlocaties over Europa verspreid zijn.”
“Het mooie aan een sportevenement als dit is dat de hele wereld meekijkt, waardoor wij verschillende van onze klanten op eenzelfde event zien werken. Dat is echt uniek.”
Logistieke last verlichten
Concreet zorgt CHEQROOM er dus voor dat film- en televisiemakers steeds heel goed weten wie bepaald materiaal gereserveerd heeft, waar het zich op elk moment bevindt en waar het binnenkort naartoe moet reizen. Dat CHEQROOM een logistieke last aanzienlijk verlicht, ondervond Fox Sports aan den lijve bij het vorige WK. Voor dat evenement verscheepte de zender 3400 stuks vanuit de VS die tijdens het WK bewaard moesten worden op 250 verschillende locaties. Ter vergelijking: bij een eerder evenement bleef er ongeveer een half miljoen euro aan materiaal staan bij een loading dock, dat helaas nooit helemaal gerecupereerd kon worden.
“Bij het laatste WK werd al het materiaal via ons systeem beheerd, waardoor er, op een koffiemachine na, voor het eerst helemaal niets verloren ging. En grappig maar waar, die koffiezet was het enige item dat niet voorzien was van een CHEQROOM QR-code en dus niet in onze software opgevolgd werd”, lacht Theeten.
Door gebruik te maken van die QR-codes weten niet alleen de filmmakers ter plekke heel goed welk materiaal ze mee hebben, maar kan ook de centrale beheerder in één oogopslag zien welk materiaal er in omloop is en of er bijvoorbeeld extra materiaal voorzien moet worden voor bepaalde videoproducties.
Klanten wereldwijd
CHEQROOM werd opgericht door CEO & Founder Vincent Theeten in 2014 en telt vandaag 32 medewerkers. Met klanten als Amazon, Google, Airbnb en Electronic Arts helpt de start-up wereldwijd bedrijven om duizenden items te managen en zo orde te brengen in hun materiaalbeheer. In België wordt tijdens het EK het materiaal van uitzenders als onder andere Play Sports en Eleven Sports via CHEQROOM beheerd, maar ook in de VS doet Fox Sports opnieuw beroep op de Gentse Start-up voor een vlekkeloze opvolging van het materiaal.
