Christoph Zenner en Pieter Breyne zijn bij consultingbedrijf PwC actief in het domein van de elektronische facturatie. Ze houden een warm pleidooi voor de zogenaamde e-invoicing omdat die bedrijven forse besparingen kan opleveren.
Met uitzondering van China en India en een aantal Afrikaanse landen is elektronische facturatie zowat in heel de wereld toegestaan en mogelijk. Alleen wordt daar nog altijd maar in beperkte mate gebruik van gemaakt. De marktpenetratie van de elektronische facturatie blijft ook in de meeste westers landen nog ver onder haar potentieel. Zo is naar schatting in 2013 slechts één op de vijf facturen elektronisch verstuurd. “Uit een rapport van het gespecialiseerde Duitse bedrijf Billentis”, zo geeft Pieter Breyne aan “blijkt dat bedrijven via elektronische facturatie 60 tot 80% zouden kunnen besparen. Volgens datzelfde rapport zou een algemene invoering van de elektronische facturatie of e-invoicing in de hele Europese Unie een besparing van liefst 243 miljard euro kunnen opleven.”
Hoewel de mogelijkheden om elektronisch te factureren al lang bestaan en hoewel her en der ook al verschillende initiatieven genomen zijn om elektronisch factureren te promoten, blijken drie grote hinderpalen tot nu toe een echte doorbraak ervan in de weg te staan. Vooreerst is er de complexiteit van de wetgeving. Elke lidstaat van de Europese Unie heeft in zijn wetgeving andere accenten gelegd zodat de gemeenschappelijke basiswetgeving die uitging van de Europese Unie ondergesneeuwd raakte en men niet tot een harmonisering van de elektronische facturatie is gekomen. “De complexiteit in het landschap van de aanbieders is een andere hinderpaal”, zegt Christoph Zenner. “De technologische systemen om elektronisch te factureren worden door veel verschillende aanbieders op de markt gezet en zijn vaak niet compatibel met elkaar. En tot slot is er een beetje een patstelling ontstaan, die zichzelf in stand houdt: want maximaal profiteren van elektronische facturatie kan maar als die op grote schaal wordt toegepast, en zolang dat niet door voldoende partijen gebeurt, blijft het potentieel onderbenut. Nog te veel klanten blijven facturen op papier eisen.”
De Europese Commissie heeft de duidelijke wil uitgesproken om van e-invoicing tegen 2020 de belangrijkste facturatiemethode te maken, maar er blijft dus veel werk aan de winkel om dat doel te bereiken. Uit recent onderzoek van Ricoh is gebleken dat bijna 60% van de Europese ondernemingen geen degelijke strategie heeft om de eigen documentatieprocessen, zoals de facturatie efficiënt te beheren. Nog volgens dat onderzoek zou een duidelijke strategie die de elektronische facturatie linkt aan bedrijfsdoelstellingen zoals kostenbesparing, productiviteitsverhoging en een betere communicatie met de klanten de ondernemingen nochtans een flink stuk op weg helpen om sneller over te schakelen op een elektronisch facturatiesysteem.
Stilaan dringt bij de overheid het besef door dat ze de doorbraak van de elektronische facturatie – en dus de grote besparingen – een duwtje in de rug kan geven door haar leveranciers te verplichten om elektronisch te factureren. Dat zou immers niet alleen de administratieve processen bij de overheid zelf vereenvoudigen, maar ook het bewustzijn bij de bedrijven doen groeien dat ze door ook aan hun andere klanten elektronische facturen te sturen, heel wat kunnen besparen
