Als een bedrijfslaptop van een werknemer wordt gestolen, bijvoorbeeld uit de wagen van de werknemer, dan is dat een financiële tegenvaller van formaat, en gewoonlijk draait de werkgever er voor op. Dat zegt Isabel De Smet, legal advisor van Partena Professional. “Een mobiele pc kost een fiks bedrag, bedrijfsinformatie ligt voor het grijpen, verloren gegevens moeten worden opgezocht… Meestal zijn de kosten voor rekening van de werkgever, behalve als hij een fout van de werknemer kan aantonen. Enkel onder strikte voorwaarden kan de werkgever een schadevergoeding vragen en eventueel inhouden op het loon.”
De gestolen inhoud van een wagen, zoals bedrijfslaptop of -smartphone, is ook niet gedekt door de (mini)omniumverzekering.
Wanneer kan de werkgever de werknemer aansprakelijk houden voor de geleden schade? “Eerst en vooral moet worden nagegaan wanneer de diefstal plaatsvond: was dit tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of in de privétijd van de werknemer? Als de diefstal plaatsvond tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, bijvoorbeeld onderweg naar een klant of tijdens de woon-werkverplaatsing, dan moet de werkgever rekening houden met de aansprakelijkheidsbeperking uit het arbeidsrecht. Een werknemer is tijdens de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst immers enkel aansprakelijk voor de schade die te wijten is aan zijn bedrog, een zware fout of een herhaaldelijk voorkomende lichte fout. Bedrog zal de werkgever niet kunnen verwijten aan zijn werknemer, die het slachtoffer was van diefstal. De werkgever kan de schade van de diefstal wel proberen te verhalen op de werknemer als hij de diefstal kan linken aan onzorgvuldig of foutief gedrag waarvan de werknemer in het verleden al herhaaldelijk blijk gaf. Vond de diefstal plaats tijdens de privétijd van de werknemer, dan kan de werkgever de werknemer aansprakelijk stellen voor de schade als gevolg van de diefstal. Uiteraard moet de werkgever nog steeds kunnen aantonen dat de werknemer een fout of nalatigheid heeft begaan, waardoor de diefstal kon plaatsvinden.”
Om problemen in dergelijke gevallen te vermijden, is het belangrijk om regels vast te leggen over het gebruik van bedrijfslaptop en/of -smartphone. “Laat in elk geval een document ondertekenen waarin de werknemer bevestigt dat hij de laptop in goede staat heeft ontvangen. Beschrijf ook om welke laptop het gaat. Leg de interne gedragsregels in verband met het omgaan met de laptop vast in een laptop policy. In die policy kunt u bijvoorbeeld opnemen dat de laptop nooit zichtbaar in de wagen mag liggen of er onbewaakt mag achterblijven, WiFi en bluetooth uitgeschakeld moeten zijn bij transport, de diefstal onmiddellijk moet worden gemeld aan de politiediensten en de kopie van het PV onmiddellijk aan de werkgever moet worden bezorgd.
De werkgever kan daarin ook specifiëren dat de niet-naleving van deze afspraken als een zware fout wordt beschouwd.”
Nog een tip van Isabel De Smet: “Er bestaat al heel wat antidiefstal software om een laptop te lokaliseren. Als die software vooraf op het apparaat werd geïnstalleerd en de dief online gaat, dan worden de belangrijkste bestanden naar een beveiligde server gestuurd of gewist. En de werkgever krijgt gegevens door van de gebruiker van de laptop waarmee hij naar de politie kan stappen, wat de kans op het terugvinden ervan vergroot.”
