VanRoey.be helpt Voka met digitaliseren

Voka stond voor de uitdaging haar 300 medewerkers in verschillende lokale entiteiten vlot te laten samenwerken. Op éénzelfde platform, op een uniforme manier, in heel Vlaanderen. VanRoey.be heeft een totaalplatform uitgewerkt voor Voka, gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV 2016 en Sharepoint. Administratieve taken werden sterk vereenvoudigd en samenwerken was nog nooit zo makkelijk. Voka is nu toonaangevend op het vlak van automatisering en digitalisering.

Meer dan 18.000 Vlaamse ondernemingen zijn aangesloten bij werkgeversorganisatie Voka. Naast belangenbehartiging, werken de 300 medewerkers van Voka ook verschillende activiteiten en diensten uit. Er worden jaarlijks honderden events, activiteiten en projecten opgestart, abonnementen en contacten geregistreerd en inkomende en uitgaande facturen verwerkt.

“Dat een grote organisatie als Voka met enorme hoeveelheden administratie te kampen heeft, is geen verrassing”, aldus Erwin Nagels, CIO van VOKA vzw. “De uitdaging was dan ook enorm toen we in 2015 besloten te upgraden naar Dynamics NAV 2016 om zo veel mogelijk administratieve taken te automatiseren en te vereenvoudigen. VOKA wil toonaangevend zijn, ook qua digitalisering. De software die we dagelijks gebruiken, moet altijd up-to-date zijn. Vanwege het veiligheidsaspect, maar ook omdat we zo direct kunnen profiteren van de nieuwste en verbeterde functionaliteiten die ons het leven makkelijker maken.”

VanRoey.be heeft een lange geschiedenis van ICT-implementaties bij Voka achter de rug, waaronder ERP. Erwin Nagels klopte bij VanRoey.be aan voor een uitgebreide strategische analyse, gevolgd door een concreet plan van aanpak om de omgeving van Voka te optimaliseren. Nagels: “We hadden vertrouwen in de jarenlange ervaring van VanRoey.be, dat met succes grote ERP implementaties voltooide, zowel bij ons als elders in Vlaanderen. VanRoey.be dacht strategisch met ons mee en bood ons een modulair totaalplatform op maat. De knoop was doorgehakt en de upgrade naar Dynamics NAV 2016 mocht beginnen.”

General Manager Pat Van Roey: “Als certified partner van Microsoft boden wij Voka inderdaad een totaalplatform aan: de boekhouding draait in NAV met uitgebreide analytische rapporten; betalingen en het inboeken van de banken gebeuren volledig geautomatiseerd, factureren gaat elektronisch. De 300 Microsoft CRM gebruikers kunnen voortaan rekenen op een koppeling met Dynamics NAV. Door een koppeling met Sharepoint kunnen facturen bovendien eenvoudig door leidinggevenden worden goedgekeurd. Op een veilige manier.”