“Het is een wereld van verschil”, klinkt het bij Sarah Moreels van Politiezone Antwerpen. De politiezone verwerkt miljoenen poststukken op jaarbasis en gebruikt de digitale mailroom sinds vorig jaar. Intussen heeft ze een 4-tal diensten actief met de Arco-tool. “De tijdswinst is enorm en dankzij de tool zijn we 100 procent zeker dat een poststuk bij de juiste persoon is aangekomen.”
Ook gemeentebesturen, sociale huisvestingsmaatschappijen en allerhande bedrijven kunnen via de tool tijdswinst boeken en aan efficiëntie winnen. “En door corona werken meer en meer mensen thuis, zonder toegang tot hun postbakje dat nog vaak gebruikt wordt. Ook hier vormt Arco Mail Manager een meerwaarde”, vertelt Diane Ruysschaert, senior business consultant bij Arco Information.
Artificiële intelligentie
De digitale mailroom van Arco Information is een automatische verwerking van binnenkomende post. E-mails worden automatisch ingelezen, net als ingevulde webformulieren. Papieren poststukken worden door de postdienst in gescand en opgeladen. Nadien doet de tool de rest.
“Op basis van artificiële intelligentie komen de poststukken automatisch bij de juiste diensten en personen terecht”, legt Diane uit. “Het betekent een ongelooflijke tijdswinst.”
Een betere workflow
In de tool kunnen acties worden aangemaakt om de inkomende post te behandelen, zoals een deadline om een klachtenbrief te verwerken bijvoorbeeld. Ook de aanmaak van antwoordbrieven kan automatisch verlopen.
“Wanneer er bijvoorbeeld een klacht binnenkomt, kan er een standaard antwoordbrief worden gegenereerd. Daarin staat dat de klacht goed ontvangen werd en dat men binnen x-aantal dagen een antwoord mag verwachten. Zo krijgt ook de klant een bevestiging dat de brief goed is toegekomen.”
Ook wordt de inkomende post automatisch gekoppeld aan een dossier zodat verschillende stukken gegroepeerd worden. “Dossierbeheerders kunnen zien wanneer een communicatie gestart is, wanneer er een antwoord is uitgegaan en er weer eentje binnenkomt. Dat maakt een meer globale opvolging mogelijk.”
Daarnaast gebeurt het nog vaak dat medewerkers zeggen een bepaalde communicatie niet te hebben ontvangen. De tool neemt ook deze discussie tussen postdienst en medewerkers weg. “De postdienst kan in het systeem nakijken of een poststuk wel degelijk goed is aangekomen en of het gelezen werd”, besluit Diane.
Als partner in digitale transitie helpt Arco haar klanten over te schakelen naar de elektronische verwerking van documenten.
-
Telefoon
015/28.90.30 -
E-mail
info@arco.be -
Website
www.arco.be
