Hoe digitale facturatie meer en meer een concurrentieel voordeel geeft

Digitale facturatie is niet nieuw, maar de voordelen van digitale facturatie worden wel steeds duidelijker. Meer nog: de verhoogde efficiënte en kostenbesparing die ermee gepaard gaan, bieden vandaag zelfs een concurrentieel voordeel. “Naast een dienstverlener zijn we vooral een partner voor klanten om hen te begeleiden in deze digitale transitie”, vertelt Frank Humbeeck van Arco Information.

Aangeboden door adverteerder

28 februari, 2021

Arco richt zich op de in- en uitgaande informatiestromen en hun link naar backend-systemen. Daarbij handelt de Mechelse speler als een moderne digitale postbode die informatie ontvangt, herkent en vastlegt, deze transformeert in een behandelbaar formaat en die vervolgens in digitale flows bezorgt.

“Ons platform maakt het mogelijk om alle gangbare formaten van facturen te ontvangen en te versturen. Of het nu gaat over papier, pdf-documenten, mails, PEPPOL of XML-formaten. Die inkomende documenttypes kunnen we automatisch goedkeuren, verwerken, laten ondertekenen, enzoverder om vervolgens weer af te leveren aan de klant via platformen als Doccle, Zoomit of Pom.”

Sterke referenties

Vandaag is meer dan 60% van de Vlaamse steden en gemeenten en meer dan 50% van de Vlaamse ziekenhuizen aangesloten op Arco’s platform. Voor de PV-afhandeling van politiezones gaat het zelfs om 85% van de markt. Maar ook bedrijven uit diverse sectoren zijn overtuigd, zoals de vzw Emmaüs met AZ Sint-Maarten, bouwbedrijf Willemen Groep en Goed Apotheek en Hulpmiddelen, de organisatie achter de voormalige apotheken van De Lindeboom en de Vlaamse thuiszorgwinkels van CM.

“De succesfactor in het e-invoice/e-order-verhaal bij UZ Gent zit hem in de zeer nauwe samenwerking en duidelijke, gestandaardiseerde bestel- en factuurprocessen en bijhorende communicatie tussen het ziekenhuis en haar leveranciers”, vertelt Bernard Fockaert, diensthoofd ICT Bedrijfstoepassingen bij UZ Gent. “Hier speelt Arco, als access point van UZ Gent, een grote rol in de begeleiding van het ziekenhuis en de leverancier tot succesvolle activatie van de e-invoice en e-orderstromen. De samenstelling van het draaiboek, onder de deskundige begeleiding van Arco, heeft geleid tot de mooie resultaten die we vandaag boeken.”

Vele voordelen

Waarom de overschakeling naar digitale facturatie maken? Een Europese richtlijn uit 2010 legt al geruime tijd druk op overheidsinstellingen om een groot deel van de facturatie digitaal te laten verlopen. Maar ook bedrijven hebben er baat bij. Het vermindert de kans op fouten en brengt een correctere en snellere afhandeling van de facturen met zich mee. De kostenbesparing is evenmin onbelangrijk.

“De Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging heeft de berekening gemaakt: voor iedere elektronische factuur wordt 5,77 euro bespaard ten opzicht van de papieren versie. Reken de winst maar uit, samen met de verhoogde efficiëntie en de tijd die medewerkers uitsparen voor andere taken. Bovendien kan deze digitale facturatie een eerste stap zijn naar een bredere digitalisering, waar bijvoorbeeld ook orderprocessen aan gekoppeld worden.”

Samen met de klant werkt Arco een gefaseerde aanpak op maat uit. “We kijken onder meer hoeveel leveranciers we kunnen activeren om ook de digitale stap te zetten en stellen doelen. Die trachten we samen te behalen.”