Documenten op papier? Maak kennis met de digitale postbode.

Het digitaal verzenden van facturen, loonbrieven en andere documenten levert een heleboel voordelen op. Niet alleen bespaart het tot 60% kosten, het levert ook een snellere en meer interactieve communicatie met de klant op met een hogere klantentevredenheid als gevolg. Met tonnen ervaring en als digitale postbode helpt het Mechelse Arco Information bedrijven om dit te verwezenlijken.

Aangeboden door adverteerder

18 april, 2021

Arco richt zich op de in- en uitgaande informatiestromen en hun link naar backend-systemen. Daarbij handelt de Mechelse speler als een moderne digitale postbode die informatie ontvangt, herkent en vastlegt, deze transformeert in een behandelbaar formaat en die vervolgens in digitale flows bezorgt.

Digital delivery

Laten we dieper ingaan op de digitale verzending, ofwel de outbound. Een klant maakt een document aan in haar centrale software. Dat kan bijvoorbeeld gaan om facturen, kredietnota’s, loonbrieven, contracten of betalingsherinneringen. Nadien wordt er een bestandsuitwisseling opgezet met het Arco Cloud Platform en loopt alles vanzelf.

“Ons platform maakt het mogelijk om alle gangbare formaten van documenten te versturen. Of het nu gaat over pdf-documenten, mails, XML-formaten”, legt Dirk Rijmenams, senior business consultant bij Arco Information, uit. “Deze documenten kunnen we automatisch versturen naar platformen als Peppol, Chorus Pro, Doccle, , ebox of Pom aan bijvoorbeeld bedrijven, personeel, consumenten of de overheid.”

Alles wat niet digitaal afgeleverd kan worden, gaat naar een printbedrijf en verloopt via de post.

Gepersonaliseerd en op maat

De ontvanger krijgt de documenten digitaal toegestuurd op de manier die hij als voorkeur heeft aangegeven. Arco Information zorgt er bovendien voor dat dit in een volledig gepersonaliseerde lay-out van de klant gebeurt.

“En nog belangrijker: in een veilige omgeving. Een omgeving die voortdurend door onze mensen gemonitord wordt op inconsistenties. We ontzorgen onze klanten en streven we naar een totaaloplossing voor een efficiënte omzetting naar digitale verzending.”

Sectoroverschrijdend

Die aanpak valt ook bij stad Antwerpen in de smaak. De stad is al een 13-tal jaar klant voor inkomende facturen en sinds een 4-tal jaar maakt ze ook gebruik van de outbound service van Arco.

“Van bouwbedrijven tot ziekenhuizen en van overheidsinstanties tot steden en gemeenten: overal willen we een meerwaarde bieden voor onze klanten”, besluit Dirk Rijmenams.