Mooie innovatie uit Genk: ondernemer Bart Jansen heeft een gloednieuwe toepassing ontwikkeld die het onthaal in bedrijven sterk zal professionaliseren. De virtuele receptie is zowel bestemd voor ondernemingen waar een receptioniste zit, als op locaties waar geen fysiek persoon een warm welkom wenst.
“Akceptejo (Esperanto voor onthaal) is de naam van een tool die we gebouwd hebben”, legt Bart Jansen (ook actief in o.a. Offitel en Essenzi) uit. “Het principe is eigenlijk eenvoudig. Waar de bezoekers binnenkomen wordt een iPad geplaatst, al dan niet in een zuil. Met enkele tikken op het scherm kan de gast zich aanmelden. Een vriendelijke stem (in 4 talen) zorgt voor de verwelkoming. Er worden in functie van wat nodig is, een aantal vragen gesteld, zoals de naam van de gastheer, de nummerplaat van het voertuig, enzovoort.”
“De stem biedt ook service. Zo kan de code van het wifi-netwerk worden meegedeeld. Er kan ook aan de bezoeker worden gevraagd wat hij of zij graag wil drinken, zodat de bestelling klaar staat in de vergaderzaal. Intussen is uiteraard de persoon met wie een afspraak werd belegd, per e-mail en sms verwittigd dat zijn gast gearriveerd is. Het systeem kan meten hoe lang het heeft geduurd vooraleer de bezoeker werd afgehaald. Indien nodig kan ook een overste worden verwittigd als de responstijd te lang duurt. Afin, er zijn 1001 mogelijkheden ingebouwd, terwijl het toch allemaal heel eenvoudig en gebruiksvriendelijk is.”
Het systeem kan complementair zijn aan een receptioniste. “Onze tool kan perfect naast het onthaal staan, waarbij bezoekers worden gevraagd zich via de iPad te registreren”, aldus nog Bart Jansen. “Dit kan nuttig zijn voor de veiligheid, omdat de gegevens in de cloud worden opgeslagen, en dus vanop alle locaties kan opgevraagd worden wie zich in het gebouw bevindt. Ook voor de privacy is het een zegen. Niks is meer vervelend dan op een bezoekerslijst de namen te lezen van al je concurrenten die ook een afspraak hebben…”
Akceptejo levert tevens statistieken af, zoals de gemiddelde wachttijden, de lengte van het bezoek, de benutting van de parkeerplaatsen, enzovoort. “Allemaal hulpmiddelen om het serviceniveau verder op te krikken”, besluit Jansen.
En omdat beelden meer zeggen dan woorden: vergeet al het bovenstaande en bekijk gewoon dit filmpje:
