Het probleem is heel reëel: een ondernemer-eigenaar kan door bepaalde omstandigheden niet meer het bedrijf aansturen, en alles draait in de soep. Medewerkers zijn onvoldoende op de hoogte van cruciale bedrijfsprocessen, contracten kunnen niet meer rechtsgeldig worden ondertekend, niemand weet waar bepaalde sleutels liggen, de key-accounts verliezen hun aanspreekpunt of de bank weigert transacties te autoriseren. Dat alles kan worden voorkomen door een bedrijfstestament op te stellen waarin alles wordt opgenomen voor het geval er zich onvoorziene omstandigheden voordoen met de eigenaar of bedrijfsleider. Peter Vandeput, partner bij Van Havermaet, legt uit (ook in onderstaand filmpje): “Het testament is in feite een continuïteitsplan met een overzicht van de voornaamste bedrijfsprocessen en uit te voeren acties. Het bevat tevens nuttige informatie en essentiële documenten met richtlijnen -uitgeschreven door de bedrijfsleider- die anticiperen op eventuele latere problemen of conflicten op familiaal vlak. Want wat er met het bedrijf gebeurt, heeft ook bijna altijd gevolgen voor de privésituatie van de familieleden en erfgenamen.”
Stress-test
Zo’n bedrijfstestament bestaat nog niet zo lang in ons land. In Nederland en het Verenigd Koninkrijk wel. “Het is vooral tijdens corona dat mensen hier de noodzaak zijn gaan beseffen om preventief actie te ondernemen tegen onvoorziene situaties in de onderneming”, weet Peter Vandeput. “Vanuit onze afdeling Family Office Services hebben we de procedures en checklists opgesteld die nodig zijn om zo’n allesomvattend testament uit te werken. Het proces begint met de scan van de onderneming door de bedrijfsleider. Hiermee worden de prioriteiten en valkuilen van het (familie)bedrijf geïdentificeerd. Vervolgens linken we een aantal wat-als-scenario’s aan de doelen die vooropgesteld zijn. Zo testen we meteen of de huidige wettelijke, financiële en zakelijke procedures wel de juiste zijn om de bedrijfsmatige en familiale noden in te vullen. Uiteraard passen we ze aan waar nodig. En wanneer we het bedrijfstestament finaliseren, onderwerpen we de verschillende elementen nog eens aan een stresstest om zeker te zijn dat alles werkt zoals het hoort in het geval van een rampscenario.”
Hoge prijs
Het bedrijfstestament maakt deel uit van de afspraken rond de overdracht van familiebedrijven. “We zien al te vaak bij ondernemende families dat het thema van de overdracht naar de volgende generatie of andere partij, wordt gemeden en uitgesteld”, zegt Vandeput. “Dit kan echter een hoge prijs hebben. In het ergste geval kan al het harde werk verloren gaan als de bedrijfsleider overlijdt of arbeidsongeschikt wordt zonder een uitgewerkt noodplan. Daarom moeten tijdig alle opties worden bestudeerd om het vermogen te maximaliseren en de opvolging goed voor te bereiden. Dan is het stappenplan met te ondernemen acties klaar als er zich verwacht of onverwacht een overdracht aandient.”
