Kafka voor kostenvergoedingen bedrijfsleiders

Sinds 1 januari 2022 gelden strengere regels voor de rapportering van terugbetalingen van kosten aan werknemers en bedrijfsleiders, de zogenaamde 'kosten eigen aan de werkgever'. In tegenstelling tot vroeger moet nu het werkelijk bedrag van de terugbetalingen op een fiscale fiche vermeld worden. Op die manier kan de fiscus gerichte controles uitvoeren.

Aangeboden door adverteerder

06 maart, 2022

Kostenvergoedingen

De terugbetaling van ‘kosten eigen aan de werkgever’ is in principe vrijgesteld van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen. In feite had de werkgever of de vennootschap deze kosten immers zelf moeten dragen, maar omwille van omstandigheden werden deze voorgeschoten door de werknemer of de bedrijfsleider. Het is dan ook evident dat de terugbetaling niet belastbaar is.

Forfaitair of op basis van bewijsstukken

In bepaalde gevallen wordt de kostenvergoeding forfaitair geraamd. Denk bijvoorbeeld aan de thuiswerkvergoeding of de kilometervergoeding voor beroepsmatige verplaatsingen. Indien je je als werkgever braaf houdt aan de vooropgestelde forfaitaire bedragen en regeltjes, is er normaal gezien geen vuiltje aan de lucht.

In andere gevallen worden de kosten terugbetaald op basis van bewijsstukken, zoals de terugbetaling van een parkingbonnetje.

Verstrengde ficheverplichting

Sinds dit jaar is de werkgever (of de vennootschap in het geval van een bedrijfsleider) verplicht om het werkelijk betaald bedrag te vermelden op de fiscale fiche. Vroeger volstond het aankruisen van een hokje. Zo wilt de fiscus meer zicht krijgen op de hoogte van de vergoedingen en kan zij gericht controles uitvoeren. Keerzijde van de medaille: werkgevers krijgen hierdoor heel wat extra rekenwerk voorgeschoteld.

Wat met bedrijfsleiders?

Ook bedrijfsleiders vallen onder de verstrengde ficheverplichting. Voor de forfaitair betaalde vergoedingen blijft de administratieve overlast relatief beperkt, maar voor de vergoedingen betaald op basis van bewijsstukken opent de doos van Pandora.

Zo komt het vaker voor dat een bedrijfsleider een bepaalde uitgave eerst privé betaalt en vervolgens terugbetaalt met de vennootschap of laat boeken op het credit van de rekening-courant (bijv. een bos bloemen voor een werknemer, een etentje met een potentiële klant of een tankbeurt met de foute bankkaart).

Een strikte interpretatie van de verstrengde ficheverplichting betekent dat al deze vergoedingen te kwalificeren zijn als terugbetaling van ‘kosten eigen aan de werkgever’ en op de fiche vermeld moeten worden.

(Creatieve) oplossingen?

De meest voor de hand liggende oplossing is dat de bedrijfsleider al zijn professionele uitgaven betaalt met de bankkaart van de vennootschap. Een andere pragmatische oplossing kan erin bestaan om een ‘kas’ van bijvoorbeeld € 1.000 aan te leggen met de vennootschap, waarmee contante uitgaven gemakkelijk betaald kunnen worden. De uitgave wordt dan betaald met cash geld van de vennootschap, niet van de bedrijfsleider privé.

Kafka in het kwadraat!