De gemeentebesturen van Mol, Balen, Dessel en Kasterlee hebben vandaag een online platform voorgesteld dat de organisatie van evenementen vlotter moet laten verlopen. Het kreeg de naam Evenementenkluis en werd ontwikkeld door Pixeo uit Arendonk. “We willen dit verder uitrollen naar andere gemeenten”, zegt zaakvoerder Koen Mertens.
Organisatoren van een evenement dienen via het platform hun aanvragen in en volgen die zo verder op. Ze vernemen er bijvoorbeeld of er een toelating nodig is of dat een melding volstaat, hoe ze gemeentelijk feestmateriaal kunnen ontlenen, of er een hulppost nodig is, enz. In een gemeente vinden jaarlijks honderden tot duizenden evenementen plaats, waarbij de organisator zich moet houden aan deadlines en het aanleveren van informatie. Menigmaal leidt dit tot misverstanden en frustraties bij organisator en gemeentelijke diensten.
Iedereen behoudt overzicht
De Evenementenkluis geeft automatisch aan welke elektronische formulieren binnen het platform verplicht en optioneel moeten worden ingediend voor een bepaalde deadline. De organisator kan op elk moment de status van ieder formulier opvolgen. Tegelijk behoudt de gemeente voor elk evenement het overzicht. Daarnaast hebben brandweer en politie toegang zodat ze bij noodsituaties meteen alle informatie bij de hand hebben.
“We haalden de opdracht binnen na een aanbesteding en hebben er zowat anderhalf jaar aan gewerkt, in nauwe samenwerking met de gemeenten”, aldus Koen Mertens van Pixeo. “We stelden vast dat elke gemeente op een andere manier werkt. Door het platform ineens voor 4 gemeenten te creëren, bouwden we al veel mogelijkheden in. We behielden de intellectuele rechten en gaan de Evenementenkluis nu aanbieden aan andere gemeenten. Op twee-drie jaar willen we hiermee minstens een 50-tal Vlaamse gemeenten bedienen. Het platform is modulair opgebouwd zodat we voor elk bestuur volgens eigen behoeften en lokale regelgeving de Evenementenkluis op maat kunnen inrichten.”
Pixeo verhuisde een jaar geleden van Geel naar Arendonk en stelt momenteel 6 mensen te werk. De Evenementenkluis is voor het bureau het eerste grote project voor een openbaar bestuur.
