Onvoldoende cash reserveren
Cash is en blijft king. Wie financieel sterk staat én voorbereid is, voorkomt problemen. Je cashplanning is key. Leg voldoende provisie aan op uw rekening voor de betaling van belastingen, de 13de maand, vakantiegeld en het voorschot van je btw op het einde van het jaar. Run je bedrijf niet op basis van de cash die je op de rekening hebt staan.
Vaak komen ondernemers in de problemen wanneer ze de aanslag van de belastingen (betaling) ontvangen en moeten betalen, het btw-voorschot per eindejaar, enzoverder, en dat niet voorzien hebben in hun cashplanning.
De administratie van je aan- en verkoopproces niet efficiënt organiseren én opvolgen
Valkuil 1: Gelijkaardige look & feel van documenten
In een eerste fase is het zaak om je inkomende documenten correct te registreren. Was het nu een inkomend document, een factuur, een rappel van een factuur of een creditnota? Goede vraag! Doordat dit soort documenten vaak dezelfde look and feel hebben, kan bij de codering verwarring ontstaan. Zo worden creditnota’s geboekt als te betalen facturen, of een rappel voor de tweede keer als factuur betaald.
Valkuil 2: Te mild voor wanbetalers. En zelf te vroeg betalen
Aan de andere kant rijst de vraag wanneer jij jouw leveranciers of facturen betaalt? Te vroeg? Maar word je zelf dan ook te vroeg betaald? Kom je in de problemen omdat je een factuur te vroeg betaalt, dan hoef je dat dus zeker niet te doen. Het is allerminst de bedoeling dat jij andermans business gaat financieren, ook al gaat het misschien om een klant die enorm zwaar doorweegt voor jouw onderneming. Durf ook met hen onderhandelen over betalingstermijnen. Uiteindelijk heeft iedereen er baat bij dat klanten en leveranciers financieel gezond blijven. Leven en laten leven.
Valkuil 3: De factuur-bomen door het administratie-bos niet meer zien
Facturatiefouten zijn snel gemaakt. Maar facturen te laat versturen, heeft uiteraard ook als gevolg dat ze later betaald zullen worden. Een factuur blijft gemakkelijk liggen, net als alle andere administratieve rompslomp. En helaas gebeurt dat ook bij jouw klant nog regelmatig. Hoe ga je je verkoopfacturatie opvolgen en er voor zorgen dat je met zekerheid alles naar je klanten factureert? Digitalisering van je administratie kan dit voorkomen. Maandelijks een kritische blik werpen op je facturatie loont de moeite: vergelijk je facturatie met hetgeen je verwacht.
Hard close of soft close?
In de meeste kmo’s gebeurt de afsluiting per kwartaal. Beter zou zijn om per maand af te sluiten, zodat je sneller kan ingrijpen waar en wanneer nodig. Dat laatste, hard close, brengt duidelijk in kaart welke omzet je in werkelijkheid hebt, met daarbij de kosten en opbrengsten duidelijk aangegeven. Plan je te ontvangen facturen en op te maken facturen al in of nog niet?
In een ideaal scenario ga je elke maand correct afsluiten mét alle kosten en spreidingen goed vermeld. Maar inderdaad, elke maand zo’n hard close uitvoeren, dat vraagt enorm veel tijd en energie. Het is precisiewerk. Het is een kwestie van je budgettering goed op punt te hebben en een klare kijk te houden op je cashflow en processen.
Moraal van het verhaal
Digitalisering is key. Dat staat vast. De vraag die je je wel moet stellen is hoe ver je daar in gaat. In de eerste plaats moet je op zoek gaan naar een methodiek waarmee je zogenaamde “dubbels” – prestaties of producten die twee keer gefactureerd worden – er uit gaat halen. Zo kan je alvast het aantal facturatiefouten tot een minimum gaan reduceren. Ook je leverancier maakt fouten en dat is menselijk. In de tweede plaats moet je gaan voor een systeem waarmee je gemakkelijk aan schaalvergroting kan doen om in te spelen op de groei van je onderneming.
Overkill van digitalisering of automatisatie is zeker niet nodig, ga voor een aanpak op maat. We begrijpen het. Anno 2018 gewoon nog eens iets op papier kunnen doen, terwijl de wereld aan een razend tempo digitaliseert: het klinkt als muziek in de oren. Dat is het ook, maar niet als het op je boekhouding aan komt. Helaas.
