Staat jouw archief al helemaal in de cloud? Dat lijkt een mooie droom voor een archief. Toch blijft het belangrijk en soms zelfs wettelijk verplicht om bepaalde zaken op papier te bewaren en te archiveren. Het correct opbergen van documenten behoort echter bij niemand tot zijn favoriete bezigheden. Aan de hand van volgende tips kan deze klus net iets minder vervelend zijn en vlotter verlopen.
Een logische structuur
Zorg ervoor dat zowel je digitaal als fysiek archief in structuur overeenkomen. Denk na over een logische structuur en zorg ervoor dat, eenmaal deze op punt staat, jijzelf en anderen zich daaraan houden. Als het voor iedereen duidelijk is welke documenten waar thuishoren, hoeft niemand te veel na te denken en wordt het opbergen van documenten eenvoudiger. Achteraf opnieuw iets nodig? Aan de hand van je structuur vind je het meteen terug.
Definitieve versies
Bewaar enkel definitieve versies en zorg ervoor dat de stukken volledig zijn. Archiveren gebeurt pas definitief wanneer je weet dat het dossier afgewerkt en volledig is.
Archiveren
Archiveer regelmatig. Wanneer je pas na een half jaar aan die onoverzichtelijke stapel papieren op je bureau begint, lijkt het wel een eeuwigheid te duren.
Opruimen
Een archief is een dynamisch geheel. Dat betekent: één keer per jaar het archief uitmesten. Zo’n jaarlijkse opruimronde zorgt ervoor dat je de rest van het jaar met een gerust hart kan archiveren, zonder het gevoel te hebben dat de documenten in een bodemloze put verdwijnen. Boekhoudkundige stukken moeten 7 jaar in het archief blijven volgens FOD Financiën. Je kan jaarlijks dus veel papier versnipperen. Sommige documenten bewaar je om contractuele redenen, maar meestal vervalt deze verplichting na enkele jaren. Volg dit dus goed op. Projectdocumentatie van een systeem of procedure dat uit circulatie is gehaald, moet je niet bewaren. Ook de handleiding van een machine die defect is of verkocht werd, heeft nog weinig waarde in je archief. En zo zijn er talloze voorbeelden van zaken die je jaarlijks uit je archief kan verwijderen.
Categorie diversen
De categorie diversen is in veel archieven een uitpuilende map, of zelfs kast, waarin niemand zijn weg nog vindt. Voor deze categorie is een archief op alfabetische volgorde een echte aanrader. Belangrijk is dan wel om af te spreken of je op naam van de klant, leverancier, contactpersoon of project sorteert.
Wijs kiezen
Maak de juiste keuze. De keuze voor een archiefsysteem is afhankelijk van de beschikbare ruimte, gewenste indeling, formaten van de te archiveren stukken en de frequentie van gebruik. Specialisten in archiefinrichting ondersteunen je bij het optimaal benutten van de beschikbare archiefruimte.
