Het gebruik van Universal Business Language (UBL) zorgt bij bedrijven voor een ‘robotisering’ van de boekhouding. Dat digitale facturatie de norm wordt, bewijst de snelle groei van Yuki, een zelflerend online boekhoudplatform uit Antwerpen. Yuki België bestaat nu één jaar en heeft inmiddels zeven werknemers in dienst en 900 klanten.
Yuki is een zelflerend en online boekhoudplatform voor KMO’s, vrije beroepen, boekhouders en accountants, waarmee facturen snel worden gescand en opgenomen in de boekhouding. Het Yuki-platform is het eerste van een nieuwe generatie administratiesystemen met artificiële intelligentie. Gebruikers scannen hun documenten en mailen ze naar Yuki, die ze herkent, controleert en verwerkt. Op die manier ontstaat een actuele online boekhouding en een digitaal archief dat altijd en overal raadpleegbaar is.
Innovatief aan Yuki – in vergelijking met andere boekhoudsoftware – is dat Yuki als eerste volledig ‘in de cloud’ werkt en een totaaloplossing aanbiedt. Yuki werkt met een zelflerende centrale database van herkenningsregels. Alle gebruikers profiteren van de anonieme verrijking door deze herkenningsregels. Yuki verschilt hierdoor van de vele statische boekhoudsoftwarepakketten die er op de markt zijn.
De naam Yuki komt van een oude Japanse telsteen.
‘Onze snelle groei bewijst dat bedrijven massaal overstappen op digitale facturatie’, reageert Marc Coppens van Yuki België. Yuki is een zelflerend online boekhoudplatform dat facturen en administratie – van bonnetjes tot rekeningen en betalingen – herkent en verwerkt. ‘Er zijn klanten die met ons systeem een efficiëntiewinst van 400 procent halen’, zegt Marc Coppens.
Door de digitalisering en eFacturatie – nu wettelijk toegestaan – is volgens Coppens binnen tien jaar al het administratieve werk verdwenen en zijn boekhouden en rapportage volledig gestandaardiseerd en geautomatiseerd. Hiervoor wordt intelligente software voor documentherkenning, met name Optical Character Recognition (OCR), gebruikt. ‘OCR was de eerste stap in Robotic Accounting. De volgende stap is nu Zero-Touch-Rule-Based Accounting, die door ‘machine learning technieken’ de robotisering van de boekhouding mogelijk maakt’, legt Marc Coppens uit.
Dat gebeurt met Universal Business Language (UBL), een standaard voor elektronische bedrijfsvoering bijvoorbeeld voor het opstellen van facturen of bestelbonnen. UBL is ontwikkeld door de Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS), dat wereldwijd de toepassing van
e-business en webservice standaarden stimuleert. Zowel de Nederlandse als Belgische overheid gebruiken UBL voor hun eFacturatie.
‘Met UBL is documentherkenning eindelijk op het niveau dat je nodig hebt: 100 procent accuraat. Met UBL wordt de digitale factuur niet meer op totaalniveau geboekt, maar op regelniveau. Iets wat met OCR-technieken niet goed mogelijk was. Met herkenningsregels (rules) kan je zelf bepalen welke regels van de UBL-factuur uitgesplitst of juist moeten worden samengenomen. Als alle transacties volledig geautomatiseerd binnenkomen en (correct) worden geboekt, veranderen de rollen van de ondernemer en de boekhouder en ook hun samenwerking’, aldus Marc Coppens.
De ‘Robotic Accountant’ levert straks alerts en rapportages. ‘De boekhouder van de toekomst vertaalt die en zet ze om in acties. Hij krijgt meer ruimte om zijn expertise in complexe fiscale of juridische zaken te delen met de klant. De boekhouder zal ook de handen vrij hebben om bedrijfseconomische trends en langetermijneffecten te duiden’, besluit Marc Coppens.
Yuki wordt in België geleid door serie-ondernemer Marc Coppens. Hij heeft meer dan twintig jaar ervaring in de Europese telecom- en ICT-business en was actief betrokken bij diverse start-ups. Marc Coppens bouwde zijn eerste bedrijf Smart Communication in de periode 1993 tot 2002 uit tot een beursgenoteerde onderneming. Marc Coppens is ook bestuurslid bij Smart Grids Flanders en bij businessclub COB Belgium.
