Clima & Partners uit Wommelgem heeft zich opgewerkt tot een gerenommeerde specialist in HVAC- installaties (Heating, Ventilation en Airco). Na de overname enkele tijd terug van de klantenportefeuille van het noodlijdende GACS Solutions zit de firma goed op schema. Het orderboek in airconditioning, warmtepompen en ventilatiesystemen zit lekker vol. De bestellingen lopen vlot binnen. De nieuwbouw doet het vandaag allicht wat minder goed maar de sector renovatie krijgt door de crisis duidelijk extra implusen. Nogal wat ondernemingen willen hun energiebalans terug in evenwicht krijgen.
In de snelle uitbouw van de firma is het ook zaak om de administratie onder controle te houden. Clima & Partners stelt vandaag in zijn twee vestigingen van Wommelgem en Zwijndrecht zo’n 50 mensen tewerk. Met elke dag ruim 30 wagens en een veelvoud aan personeel op de baan was het voor Clima & Partners bv. geen sinecure om de personeelsadministratie van de mobiele medewerkers en de locatiebepaling van de wagens bij te houden. De HVAC-specialist kwam in dit opzicht in contact met GeoDynamics uit Kortrijk, een marktleider op het gebied van registratietoepassingen voor mobiele medewerkers.
“Het was meer dan een fulltime job geworden om alle werkbonnen van onze installateurs en technici te ontcijferen en te verwerken”, zegt zaakvoerder Olaf Reyntjens. “Daarnaast hadden we steeds meer problemen om de locatie van onze wagens in kaart te brengen. Het achterhalen van de positie van onze voertuigen was vaak omslachtig en uiterst inefficiënt.” Clima & Partners had nood aan een degelijk systeem dat hen zowel kon helpen bij de verwerking van de werkbonnen als de locatie van alle voertuigen eenvoudig kon weergeven.
GeoDynamics stelde daarom het systeem IntelliTracer voor. Aan de hand van een blackbox en een badgelezer heeft Clima & Partners voortaan een realtime zicht op alle wagens. “De blackbox bevat een gps- en gprs-module zoals een moderne smartphone. De gps-module registreert de afgelegde weg terwijl de simkaart deze gegevens doorstuurt naar onze servers. Dankzij een beveiligde internetpagina kunnen onze klanten alle gegevens raadplegen”, legt Stijn Stragier van GeoDynamics uit.
Met het toevoegen van een badgelezer/registratiepaneel kunnen de werknemers van Clima & Partners dankzij hun unieke badge eenvoudig aangeven wanneer ze gestart en gestopt zijn met werken. Deze gegevens vormen de basis van de loonadministratie en door de kennis van GeoDynamics omtrent sectorale cao’s worden alle bepalingen (zoals laden/lossen, mobiliteitsvergoeding,…) moeiteloos verwerkt. Op het einde van de week hoeft de administratie van Clima & Partners enkel nog de gegevens te controleren en aan te passen waar nodig en door te sturen naar SD Worx, het sociaal secretariaat van Clima & Partners waar GeoDynamics een koppeling mee heeft.
“Vroeger moest één van mijn administratieve medewerkers niet enkel de geschreven uren van alle techniekers verzamelen en overtypen, ze had ook nog heel wat werk om alle gegevens te controleren”, zegt Olaf Reyntjens. “Maar nu besparen we niet alleen tijd in de administratie, we zijn ook nog eens zeker van alle gewerkte uren en deze gegevens worden automatisch verwerkt door het sociaal secretariaat, wat nog een extra besparing is. ”
Clima & Partners is al geruime tijd klant van GeoDynamics. Daarom werd nog een stap verder gegaan in de samenwerking. Door het toevoegen van een activiteitenpanel geven alle mobiele medewerkers nu mee aan welk project ze werken. Deze gegevens vormen een schat van informatie voor de nacalculatie.
“Vroeger wisten we perfect hoeveel uren de studie- en andere diensten aan een project bezig waren, maar tijdens de installatie verloren we vaak het overzicht. Nu geven alle technici en installateurs mee aan welk project ze bezig zijn en de info rond de gewerkte uren komt centraal terecht in de software”, vertelt Olaf Reyntjens.
Ook de locatiebepaling is een enorme troef binnen de firma. “Service en support is ons stokpaardje”, zegt Olaf Reyntjens. “Vandaar dat we de dag en nacht klaar staan voor onze klanten. Belt een klant ons voor een dringende interventie, dan kunnen we perfect zien welk voertuig en technieker het dichts bij de klant is.”
Daarnaast wordt de sms-service van GeoDynamics veelvuldig gebruikt. “Dankzij de ingebouwde sms-server in onze toepassing kunnen de klanten zeer eenvoudig sms’en versturen”, vertelt Stijn Stragier. “Zo sturen de klanten sms’en naar de gsm van hun mobiele medewerkers en hoeven ze niet telkens de mensen op te bellen tijdens het werk. Bovendien is er op die manier een duidelijke historiek aanwezig.”
Clima & Partners tekende verleden jaar voor een omzet van 12 miljoen euro.
