Het loopt soms al eens flink fout op kantoor. Het kan zeker allemaal vlotter en efficënter. De binnenkomende mails volgen bv. geen directe weg. De telefooncentrale is een chaos. Documenten zijn onvindbaar. Mensen werken langs elkaar heen. Ruth Boel zag in de vastgelopen kantoororganisatie een heel eigen nichemarkt. Ze zette daartoe als professional organiser Annexe op en ging de boer op.
Ruth Boel heeft meer dan 20 jaar ervaring in administratie, organisatie en personeelszaken. Ze heeft die knowhow in 2004 bijeengebracht en begon vanuit haar eigen bedrijf Annexe in Kapellen potentiële klanten te benaderen. De zaken lopen ondertussen vrij behoorlijk.
“Door mijn visie en mijn inzicht krijgt een klant een klare kijk op zijn werk, zijn bedrijf en zijn omgeving. Ik werk daartoe helemaal op maat. Ik licht een bedrijf door van de algemene orde tot het praktisch bedrijfsbeleid.”
Ruth Boel merkt in dit opzicht dingen aan die de ondernemers vaak helemaal niet zien. Dat begint al bij de manier waarop de parking erbij ligt. Hoe zit het met de bewegwijzering? Hoe ziet de inkomsthall eruit? Hoe word ik ontvangen? Ruth Boel probeert vervolgens een totaalbeeld te maken van de organisatie. Van de topdirectie tot de personeelsdienst, het secretariaat, de aankoopafdeling, de verkoop, de aankoop, de ICT-afdeling enz. “Met mijn werk krijgt de bedrijfsleiding naderhand in een audit een duidelijk beeld van hoe het bedrijf overkomt bij klanten, leveranciers en alle andere relaties.”
Een concreet voorbeeld? De adressenbestanden. Ondernemingen beschikken vaak over een enorm bestand aan waardevolle adressen. Die database is vaak niet op de correcte manier georganiseerd. Ze is veelal zelfs niet eens digitaal opgeslagen.
Of nog: het arbeidsreglement. Dat is vaak helemaal niet geactualiseerd. Omdat Annexe permanent de laatste ontwikkkelingen volgt op het vlak van arbeidswetgeving en algemeen bedrijfsbeleid kan het bedrijf de reglementering tijdig bijsturen.
Nog meer: debiteurenbeheer. Ondernemingen gaan vaak heel slordig om met niet-betaalde facturen. Wie zijn debiteuren zorgvuldig opvolgt en voor tijdige betalingen zorgt kan veel geld uitsparen.
Of bedrijven vandaag nog wel voldoende middelen in huis hebben om een professional organiser in huis te halen? In tijden van crisis hebben ondernemers wel andere dingen aan hun hoofd? “Maar dat is het nu net”, zegt Ruth Boel. “Wanneer de administratie slecht draait omdat er te veel werk is werd in het verleden veelal een extra bediende in dienst genomen. Wij kunnen er met Annexe voor zorgen dat de administratie beter en efficiënter gaat draaien waardoor het bedrijf meer werk aankan met hetzelfde aantal personeelsleden. Althans tijdelijk. Eens de onderneming weer efficiënter werkt kan er weer doorgegroeid worden en volgen er weer aanwervingen.””
Annexe organiseert geregeld workshops. Enkele klanten: AEV Vochten, H&L Services, HCI, Avantgarden, Valves Co, De Clou, Kegels & Van Antwerpen, Jaspers, Gatewing enz.
