Online vergaderen is het nieuwe normaal. Maar het wordt nog iets leuker en gezelliger als alle deelnemers een aantal gadgets en snacks krijgen opgestuurd, die zorgen voor live interactie. Na een proefconcept bij het Limburgse TrendMiner, gaat eventbureau To The Point Events deze meeting-boxen standaard in het aanbod opnemen.
Softwarehuis TrendMiner (Corda Campus) hecht veel belang aan de teamgeest. “We zijn steeds op zoek naar de gezonde vibe binnen onze tribe”, zegt Operations Manager Hanne Neyens. “We houden van de combinatie tussen hard werken en ontspanning: een teambuilding, smaakvolle BBQ, een pintje in de avond, wat gelach en gezever,… Het hoort er allemaal bij. Eén van die events is een jaarlijkse hackathon voor al onze 100 medewerkers uit de 4 vestigingen wereldwijd. Het is telkens een hoogtepunt van verbondenheid, waar we allemaal naar uitkijken. Maar… dit jaar kon het 4-daagse feestje omwille van corona niet plaatsvinden, dus moesten we op zoek naar een alternatief.”
TrendMiner nam buurman To The Point Events onder de arm om beleving en teamspirit te creëren tijdens de online versie van het jaarlijkse event. “Iedereen kreeg met de post een pakketje opgestuurd met producten die de diverse aspecten van ons event in de verf zetten”, aldus nog Hanne Neyens. “Sleep, work, game, party & safety werden vertaald in handgel, mondmaskers, een flesje Duvel, snoep, thee, een mok, pet, muntjes, en… duct tape, om kinderen of andere stoorzenders aan te pakken. Tijdens de pauze werd de competitiegeest aangewakkerd met spelletjes als de de ‘toilet paper challenge’. Hilarisch!”
To The Point Events is blij met de lovende commentaren en gaat het concept van de fun-boxen verder uitrollen. “Het is duidelijk dat deze ‘derde dimensie’ een grote toegevoegde waarde biedt bij deze online meetings”, zegt Bart Koninckx. “Het is een vorm van employer branding, waarmee je de zoveelste saaie vergadering overstijgt. Door met kleine dingen een verhaal te vertellen, krijg je als werkgever waardering. En het blijft hangen, want producten als een gepersonaliseerde mok of pet, neem je nadien nog regelmatig vast.” To The Point Events heeft voor alle soorten meetings 11 pakketten samengesteld met specifieke producten. “Die dienen als inspiratie, maar uiteraard werken we graag een concept op maat uit, dat inspeelt op het thema van de vergadering en de samenstelling van de deelnemersgroep.” To The Point Events gelooft sterk in de nieuwe formule. “Om eruit te springen is er altijd iets abnormaal nodig, ook bij het nieuwe normaal”, lacht Koninckx.
