Vlaams Innovatiecentrum voor Grafische Communicatie vzw uit Turnhout heeft voor een verademing gezorgd bij Uitgeverij UGA. Die publiceren professionele informatie, vooral over juridische onderwerpen. Dat gaat van boeken, losbladige uitgaven en tijdschriften tot digitale publicaties (apps, internetapplicaties…). “Het spreekwoordelijke schoentje knelde vooral op het niveau van de workflow”, vertelt Bruno Scheers, Publisher van Uitgeverij UGA. “Bij elke update brachten onze redacteurs de nodige wijzigingen met de balpen aan. Als het om grote aanpassingen ging, maakten zij een afdruk van het Staatsblad, waarbij het bewuste artikel met de schaar werd uitgeknipt en vervolgens gekleefd in een map. Die notities en knipsels vertrokken dan naar de pre-press om de aanpassingen elektronisch te verwerken. Vaak gaat het om aanpassingen met weinig courante juridische termen, wat de foutenmarge alleen maar doet toenemen. Daarom moest er ook nog een corrector worden ingezet om alles te checken. Dat is een arbeidsintensieve en foutgevoelige manier van werken die eigenlijk niet meer van deze tijd is.”
Na een analyse van de workflow door een VIGC-medewerker, werd de werking in kaart gebracht en de pijnpunten bepaald. Via een stappenplan zal UGA nu kunnen evalueren naar een modern georganiseerd geheel. Bruno Scheers is alvast tevreden over die aanpak: “Voor mij blijft het één van de grote verdiensten van het VIGC dat ze alle mensen van meet af aan hebben betrokken bij het verhaal. De reacties op het project zijn hier intern dan ook eensluidend enthousiast.” Het VIGC slaagde erin de workflow te optimaliseren aan de hand van een aantal kleine tools, die niet alleen de foutenlast beperken, maar ook nog eens vrij goedkoop zijn.
Los van de interne workflow hield het project nog een tweede luik in. UGA wil in de nabije toekomst meer inzetten op digitale producten: apps, websites, ebooks en dergelijke meer. De huidige bestanden zijn evenwel helemaal niet afgestemd op een dergelijk eindproduct. “Op termijn willen we vanuit één en dezelfde bron zowel papieren als digitale publicaties genereren”, verduidelijkt Bruno Scheers. “Dit aspect maakte geen deel uit van de opdracht voor het VIGC, maar de beter gestructureerde bestanden binnen onze vernieuwde workflow betekenen alvast een belangrijke eerste stap in de goede richting.”
Uitgeverij UGA is een onderdeel van Continuga nv uit Heule, dat verder nog bestaat uit handelsdrukkerij Continuga en bestuursdrukkerij UGA. Met het VIGC als partner kon de uitgeverij voor dit project een beroep doen op de KMO Portefeuille–pijler Technologieverkenning, dat bijna 75 procent van de kostprijs subsidieerde.
